Minggu, 15 Januari 2012

1.manajemen dan organisasi


Pengertian Manajemen

Pengertian manajemen secara umum adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan , seperti perencanaan , pengorganisasian , penggerakan dan pengendalian atau pengawasan , yang dilakukan untuk menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.

Pengertian Manajemen menurut para ahli
  • Menurut Profesor Oei Liang Lee
Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan , pengorganisasian , penyusunan , pengarahan dan pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
  • Menurut James A.F.Stoner
Manajemen adalah suatu proses perencanaan , pengorganisasian , kepemimpinan , dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.
  • Menurut Mary Parker Follet
Manajemen adalah suatu seni, karena untuk melakukan suatu pekerjaan melalui orang lain dibutuhkan keterampilan khusus.
  • Menurut G.R.Terry
Manajemen adalah suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan , pengorganisasian , penggerakan , dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.
  • Menurut Lawrence A. Appley
Manajemen adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.
  • Menurut Horold Koontz dan Cyril O'donnel
Manajemen adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.

Peranan Manajemen

Setiap perusahaan memiliki manajemen yang memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus dimainkan / diperankan para manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran tersebut.
Manajemen yang baik haruslah berperan sesuai dengan situasi dan kondisi pada perusahaan atau organisasi. Manajemen yang tidak bisa menjalankan peran sesuai tuntutan perusahaan dapat membawa kegagalan.
Berikut ini adalah Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :
1. Peran Interpersonal
Yaitu hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya , meliputi :
  • Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan.
  • Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul.
  • Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.
2. Peran Informasi
Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi , meliputi :
  • Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.
  • Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.
  • Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar.
3. Peran Pengambil Keputusan
Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain , meliputi :
  • Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
  • Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
  • Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
  • Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.
Latar Belakang Sejarah Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno yaitu (management), yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien.

Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang tanpa mempedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu , yang merencanakan apa yang harus dilakukan , mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja , dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana . Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia , Italia , yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan di sana. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia , kapal perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan yang dikembangkan oleh Hanry Ford untuk merakit mobil-mobilnya . Selain lini perakitan tersebut , orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.

Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20 . Ketika itu , ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga yaitu :
  • Perencanaan adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
  • Pengorganisasian , dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
  • Pengarahan adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.
  • Pengkoordinasian , agar terdapat komunikasi atau kesesuaian diri berbagai kepentingan dan perbedaan kegiatan sehingga tercapai tujuan organisasi.
  • Pengawasan , perbaikan - perbaikan yang perlu dilakukan jika terjadi penyimpangan pelaksanaan dari perencanaan.
Proses Manajemen

Proses manajemen adalah serangkaian keputusan dan kegiatan kerja yang terus menerus dimana manajer terlibat sewaktu mereka merencana , mengorganisasi , mengarahkan , mengkordinasi , dan mengawasi.

Ciri - Ciri Manajer Profesional
  • Mempunyai kemampuan untuk memanage atau memimpin
  • Mempunya kemampuan untuk memahami perasaan orang lain
Keterampilan manajemen yang di butuhkan

Robert L.Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar.Ketiga keterampilan tersebut adalah:
  • Keterampilan Konseptual
Manajer tingkat atas harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep , ide , dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu . Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning . Oleh karena itu , keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja .
  • Keterampilan berhubungan dengan orang lain
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan . Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya . Dengan komunikasi yang persuasif , bersahabat , dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan , baik pada tingkatan manajemen atas , menengah , maupun bawah.
  • Keterampilan Teknis
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah . Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu , misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin , membuat kursi , akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas , Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu :
  • Keterampilan Manajemen Waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan.Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort . Namun demikian , waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga , dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan .
  • Keterampilan Membuat Keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas . Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan . Pertama , seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua , manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Organisasi

Menurut saya organisasi adalah suatu kelompok atau komunitas yang mempunyai visi , misi dan suatu tujuan yang sama.

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut :
  • Stoner
mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
  • James D.Mooney
mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
  • Chester I.Beenard
berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Pentingnya mengenal Organisasi

Kita selalu berkaitan dengan organisasi , tim olahraga dan organisasi sosial , kelompok keagamaan , bahkan kelompok binatang pun ada seperti lebah , rayap , semut.
Perusahaan kecil , fungsi pengorganisasian sederhana , misal : toko kelontong , manajer dari pemilik toko memperkejakan beberapa orang ; melayani pembeli , membersihkan , mengatur barang , serta menjaga toko.

Bentuk - Bentuk Organisasi

Bentuk organisasi garis oleh Henry Fayol ( Paris )

Bentuk organisasi yang paling sederhana dan paling tua, digunakan di kalangan militer dengan jumlah karyawan yang masih sedikit dan saling kenal, dan spesialisasi kerja yang belum begitu tinggi.

Kelebihan
  • Kesatuan komando baik karena pimpinan berada di atas satu tangan
  • Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat.
  • Solidaritas karyawan tinggi karena saling kenal.

Kekurangan
  • Jika sang pemimpin tidak mampu maka akan mudah jatuh
  • Ada kecendrungan bertindak otokratis
  • Kesempatan berkembang terbatas

Bentuk organisasi Fungsional oleh F.W. Taylor

Pimpinan-pimpinan yang ada tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan mempunyai wewenang memberik komando sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Kebaikan
  • Pembagian tugas jelas
  • Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan dengan maksimal
  • Digunakan tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsi-fungsinya.

Keburukan
  • Spesialilsasi menyebabkan susah “tour of duty”
  • Karyawan mementingkan bidangnya sehingga sukar melaksanakan koordinasi.

Bentuk organisasi garis dan staf oleh Harrington Emerson

Biasanya digunakan oleh organisasi besar dengan daerah kerja yang luas dengan bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki satu atau lebih tenaga staf tenaga ahli yang memberi saran atau nasihat.

Kebaikan
  • Dapat digunakan oleh tenaga organisasi sebesar apapun dan sekompleks apa pun.
  • Keputusan yang matang dan sehat dapat diperoleh karena adanya tenaga ahli.
  • Dapat mewujudkan “The right man in the right place”.

Keburukan
  • Solidaritas sukar diwujudkan karena tidak saling kenal
  • Koordinasi kadang sukar diterapkan karena terlalu luasnya organisasi

Bentuk organisasi staf dan fungsional

Merupakan kombinasi organisasi staf dan funsional , memiliki kekurangan dan kelebihan seperti halnya organisasi staf dan fungsional.
Prinsip - Prinsip Organisasi

Empat belas prinsip menurut Henry Fayol yang dapat digunakan secara universal , yaitu :
  • Pembagian Kerja
  • Wewenang
  • Displin
  • Kesatuan Komando
  • Kesatuan Arah
  • Mendahulukan kepentingan umum daripada kepentingan individu
  • Remunirasi
  • Sentralisasi
  • Rantai Scalar
  • Tata tertib
  • Keadilan
  • Stabilitas masa kerja para pegawai
  • Inisiatif
  • Escrip de corps
Keterampilan manajemen yang di butuhkan

Robert L.Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar.Ketiga keterampilan tersebut adalah:
  • Keterampilan Konseptual
Manajer tingkat atas harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep , ide , dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu . Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning . Oleh karena itu , keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat rencana kerja .
  • Keterampilan berhubungan dengan orang lain
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan . Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya . Dengan komunikasi yang persuasif , bersahabat , dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan , baik pada tingkatan manajemen atas , menengah , maupun bawah.
  • Keterampilan Teknis
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah . Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu , misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin , membuat kursi , akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas , Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu :
  • Keterampilan Manajemen Waktu
Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan.Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort . Namun demikian , waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga , dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan .
  • Keterampilan Membuat Keputusan
Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas . Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan . Pertama , seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua , manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Sebab Keberhasilan dan Kegagalan Organisasi

Salah satu faktor penentu keberhasilan atau kegagalan organisasi adalah faktor sumber daya manusia ( SDM ) . Keunggulan mutu bersaing sebuah organisasi sangat ditentukan oleh mutu sdm-nya. Penanganan sdm harus dilakukan secara menyeluruh dalam kerangka sistem pengelolaan sdm yang bersifat strategis , integrated , interrelated , dan unity . Organisasi sangat membutuhkan sdm yang kompeten , memiliki kompetensi tertentu yang dibutuhkan untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan pekerjaannya.

Sumber :







Tidak ada komentar:

Posting Komentar